In questo articolo parliamo del noto principio che prende il nome dal suo ideatore, l’ingegnere e sociologo italiano Vilfredo Federico Damaso Pareto, vissuto a cavallo tra il 1800 e il 1900.

Lavorando allo sviluppo e alla sistemazione della teoria dell’equilibrio economico e al concetto della curva della distribuzione dei redditi, si rese conto che circa il 20% dei cittadini italiani disponeva di circa l’80 % della ricchezza. Ne venne fuori uno studio approfondito che, col tempo, divenne noto come principio di Pareto dell’80/20, o ancora effetto Pareto o distribuzione ABC per via della curva ad esso associata.

La validità di questa conclusione è stata riscontrata in altri campi:

• nel commercio il 20% dei clienti (o dei prodotti) fattura l’80% dei profitti
• nella tecnologia il 20% dei guasti genera l’80% dei costi di riparazione
• nel lavoro il 20% dei dipendenti compie l’80% del lavoro
• nel sociale dove passiamo l’80% del nostro tempo con solo il 20% dei nostri conoscenti
• l’80% dei visitatori guarda solo il 20% delle pagine di un sito web.

Non vi è limite alle possibili applicazioni di questo principio. In qualsiasi campo sarà sempre (circa) il 20% di un fenomeno a produrre o assorbire l’80% (circa) dei risultati. Ovviamente bisogna sempre tener conto di una leggere oscillazione di circa 10 punti in più o in meno.

E’ pur vero che questa regola non deve essere intesa in senso di legge generale. E’ possibile identificare altri principi di partizione quali 70/30, 90/10 e altro ancora. Per esempio, nella logistica si riscontra più facilmente una distribuzione 70/30: il 30% delle referenze gestite è associato all’80% delle scorte. Secondo studi sull’organizzazione aziendale del filologo George K. Zipf, il 20-30% delle risorse produce il 70-80% dell’attività. Ci siamo, in linea con Pareto.

Possiamo considerare il principio di Pareto una buona approssimazione pseudo-scientifica che ci permette di individuare le priorità e concentrarsi sul piccolo gruppo che ha la maggiore priorità.

Joseph Juran, il padre della Qualità Totale, ha semplificato in maniera superba questo principio nella sua regola del “vital few“, annunciando che sono poche le cose realmente importanti.

Applicato alla gestione del tempo, il principio ci dice che sarà solo il 20% delle nostre attività ad assorbire l’80% del nostro tempo. Tuttavia, bisogna porre attenzione al modo in cui applichiamo il principio e interpretiamo i risultati. Infatti, è errato pensare che con il 20% del tempo investito si raggiunga l’80% in più rispetto al normale di risultati: in questo caso non avremmo di certo il 100% dei risultati.

Applicando correttamente tale principio, possiamo organizzare le nostre attività per raggiungere il miglior risultato col minimo sforzo. E’ proprio da questo principio che Eisenhower (il famoso presidente degli Stati Uniti) derivò la matrice omonima per la gestione delle priorità, sviluppata in seguito da Covey (ne parlo in questo articolo).

Graficamente il diagramma di Pareto è un grafico con barre e curve che permette di visualizzare con facilità gli elementi più importanti di un sistema o di un insieme. Usando Excel è piuttosto facile realizzare un grafico di Pareto. Si parte da una tabella di inserimento dati, contenente gli elementi da valutare e i pesi assegnati (quantità), che vengono poi visualizzati dal grafico. La percentuale cumulata è il segreto di questa analisi.

Per effettuare una valida analisi di Pareto bisogna costruire il diagramma seguendo queste fasi:

• stabilire l’obiettivo da studiare
• raccogliere i dati e calcolare la relativa frequenza
• inserire i dati in una tabella in ordine decrescente
• calcolare i valori cumulati
• calcolare le percentuali totali e cumulative
• costruire un istogramma e inserire una linea di tendenza

Ovviamente dovrà essere posta una grande attenzione nella raccolta dei dati, in modo da ridurre il “rumore” e aumentare la qualità e la significatività del dato.

Suddividere il grafico in tre fasce verticali:

Ecco che appaiono immediatamente le cause su cui intervenire (fascia A) e tutte le altre da tralasciare.

In conclusione:

L’analisi di Pareto ha una buona ragione di esistere e i risultati raggiunti sono certamente validi purché si faccia una buona raccolta dati. In questo caso è facile concludere che l’importante in ogni attività è raggiungere l’obiettivo facendo bene (non benissimo) le sole cose che ci fanno raggiungere il risultato ottimale. Questo ci fa pensare al mondo del design thinking, in precedenza noto come pensiero laterale.

Ritornando alla matrice di Eisenhower-Covey per la gestione delle priorità, applicando Pareto dovremmo operare l’inserimento delle attività poco produttive per l’80% suddivise tra il quadrante 3 e, soprattutto, il quadrante 4 quello della delega.