La matrice Eisenhower-Covey

La matrice di Eisenhower-Covey

Questo metodo permette di ordinare qualsiasi attività secondo la sua urgenza o importanza. Utile per prendere decisioni difficili a lungo termine e risparmiare tempo nell'immediato.

Quante volte ci siamo ritrovati sommersi da attività di cui faticavamo a capire l’urgenza o l’importanza? e per questo abbiamo sprecato molto del nostro tempo inseguendo attività, alla fine, poco utili?

In nostro aiuto giunge la matrice di Eisenhower-Covey, un metodo semplice quanto efficace per ordinare qualsiasi attività secondo la sua urgenza o importanza. Utile per prendere decisioni difficili e risparmiare tempo, mi ha colpito la sua semplicità e il nome, famosissimo, del suo ideatore.

Su Dwight Eisenhower, detto Ike, c’è poco da dire, la sua fama lo precede. Famoso per aver diretto lo sbarco in Normandia, che mise fine alla Seconda guerra mondiale, è divenuto successivamente il trentaquattresimo presidente degli Stati Uniti. Non male come risultati, vero? Probabilmente il suo metodo di gestire le priorità difficili è stato la chiave di volta della sua carriera.

Ho due tipi di problemi: urgenti e importanti. Quelli urgenti raramente sono importanti e quelli importanti raramente sono urgenti.” Dwight Eisenhower

Vediamo di cosa si tratta.

È un adattamento del noto principio di Pareto dell’80/20 alla gestione del tempo, e prevede l’utilizzo di una classica matrice bidimensionale per classificare e priorizzare le attività per raggiungere il più rapidamente possibile i propri obiettivi. Si tratta di uno strumento nato per aiutarci a raggiungere il miglior risultato nel minore tempo.

Per farlo semplicemente discretizza ciò che è davvero importate da ciò che non lo è, cosi come identifica ciò che è urgente da ciò che non lo è. Così facendo è possibile evitare le perdite di tempo dedicato ad attività non necessarie nell’immediato o a minor valore. È stato Stephen Covey,nel suo libro di maggior successo “The 7 Habits of Highly Effective People”, a presentarci queste idee per la prima volta.

Il metodo utilizza una matrice a quattro valori e due fattori: urgente e importante, e i loro complementi non-urgente e non-importante.

Urgente si riferisce allo spazio di tempo entro cui l’attività deve essere svolta, quindi un’attività urgente richiede la massima sollecitudine. È un fatto oggettivo, che richiede immediatezza e reattività.

Importante identifica quelle attività su cui abbiamo il massimo interesse personale e che vogliamo siano fatte con la massima cura. È un fatto soggettivo che dipende dalla priorità che noi gli attribuiamo.

Ne discende che importante non può essere urgente e, va da sé, urgente non può essere importante. Urgente richiede reattività, importante richiede calma.

La matrice espone nei suoi quattro quadranti le coppie importante-urgente, importante-non urgente, non importante-urgente e non importante-non urgente.

Figura 1 – Matrice di Eisenhower, elaborazione dell’autore

Il funzionamento del metodo è semplicissimo.

Quadrante 1 – importante-urgente:

Scriveremo nel primo quadrante, importante-urgente, tutte le attività da sbrigare nel più breve tempo possibile (urgente) e con la massima priorità (importante). Il motto è “fallo subito”.  In questo quadrante rientreranno questioni riguardanti crisi, problemi e scadenze.

Quadrante 4 – non importante-non urgente:

Inseriremo nell’ultimo quadrante, non importante-non urgente, tutte quelle attività che hanno una bassa priorità e, dunque, possono essere posticipate o addirittura rimosse dalla lista. Impegnandoci in queste attività perderemmo molto tempo per un risultato poco importante. A queste attività dobbiamo imparare a dire di no. Il motto è “saltalo”.

I quadranti intermedi sono quelli dove urgenza e importanza si alternano.

Quadrante 2 – importante-non urgente:

Nel quadrante importante-non urgente andremo a collocare tutte quelle attività che devono essere certamente realizzate per raggiungere i nostri obiettivi (importanti) ma che, non essendo urgenti, possono essere semplicemente pianificate con calma. Il motto è “pianificalo”.
L’idea che una nostra attività importante possa essere pianificata di là nel tempo, tuttavia, non deve indurci a procrastinarla all’infinito. Dopo un tempo congruo o l’attività viene portata a termine o viene passata nel quadrante “saltalo” e, probabilmente, finirà eliminata.

È questo il quadrante dove abbiamo il maggior valore personale e dove, quindi, dobbiamo avere la maggior parte delle nostre attività. Vi troveremo le attività di miglioramento personale o professionale (studio, pianificazione), di relazione (appuntamenti, amici), di soddisfazione personale (hobby).

Quadrante 3 – non importante-urgente:

Nel quadrante non importante-urgente andremo a collocare tutte quelle attività di scarso valore ma urgenti, che ci impegnerebbero molto per uno scarso risultato. L’obiettivo è delegarle. Ovviamente, bisognerà tenere conto delle attività delegate e costantemente monitorarle. Il motto è “delegalo”.  

È evidente che, dei quattro quadranti, quello denominato “fallo subito” (importante-urgente) è quello più critico, nel quale sarebbe auspicabile avere il minimo indispensabile di attività. Operando un opportuno processo di pianificazione, potremo ricollocare qualcuna di queste attività in altri quadranti, per esempio spostandole nel quadrante “pianificalo”, se possiamo posticiparle, oppure nel quadrante “delegalo”.

Al contrario, il quadrante saltalo è quello dove andranno messe le attività che hanno poco valore, che ci faranno perdere solo tempo e che è meglio addirittura eliminare.

Ogni quadrante verrà pian piano riempito ed è facile ritrovarsi un numero di attività elevato, quindi è buona norma porre un limite al numero di attività contenute nel quadrante. È inutile compilare una lunghissima lista di attività, sapendo che difficilmente si potrà effettivamente realizzarle. Questo sovraccarico potrebbe generare ansia e frustrazione, due sensazioni che mal si sposano con l’idea di affrontare le attività in modo efficace.

Vediamo come implementare, in pratica, questo metodo in modo efficace.

Utilizzando dei semplicissimi post-it e una piccola lavagnetta, che suddivideremo in quattro quadranti. Al limite anche la porta del frigorifero può andare bene.

La sera potremmo programmare le attività del giorno dopo semplicemente appuntandole su un post-it e collocandolo in uno dei quadranti della matrice, quello che riteniamo più congruo per l’attività.

Perché la sera prima? Perché le attività vanno sempre preparate in anticipo, per poterle affrontare il giorno dopo senza preoccupazioni e senza perdite di tempo.

Ovviamente potremo aggiungere post-it durante la nostra giornata, oppure spostarli di quadrante quando ci accorgiamo che ne è cambiata l’urgenza o l’importanza.

Infine, ogni volta che un’attività viene completata, il post-it viene eliminato dalla matrice.

Semplice.

Vediamo qualche esempio dalla To Do List di questa sera:

  • Stamattina ci ha chiamato il direttore di banca chiedendo di fissare un appuntamento in settimana per visionare alcuni documenti per la richiesta di mutuo.
  • Ho acquistato un libro sul project management che intendo leggere al più presto.
  • In settimana scade il termine ultimo per rinnovare l’assicurazione auto, devo sentire il mio assicuratore e fissare un appuntamento.
  • Il capo ha chiamato per chiedere di completare entro domattina il documento di offerta.
  • Un mio collega mi ha parlato bene di una nuova palestra aperta nei paraggi. Devo fare un salto a vedere i programmi di fitness.
  • Non siete soddisfatti del vostro gestore telefonico e volete valutare le offerte di altri gestori.

Queste attività vanno classificate e poste nell’opportuno quadrante. Ogni post-it potrà essere di volta in volta spostato nel quadrante che si ritiene più opportuno o, alla fine, rimosso dalla bacheca.

Vediamo come potrebbe apparire la bacheca:

In conclusione:

Utilizzare questa matrice è un modo per concentrarsi sugli obiettivi a maggior valore e sugli obiettivi a lungo termine. L’obiettivo è quello di ridurre il carico di compiti inutili pianificandoli o delegandoli opportunamente. Fino a tagliare del tutto quelli inutili.

Nel quadrante urgente-importante devono esserci solo le (poche) attività davvero utili, mentre nel quadrante Urgente-Non importante devono fine tutte le attività che possiamo (dobbiamo) delegare.

Resta il quadrante Non urgente-Importante ed è qui che dobbiamo cercare di far finire la maggior parte delle nostre attività. Qui pianificheremo le attività a lungo termine, che andranno a sfoltire l’insieme delle attività più importanti da lavorare.

Questo strumento è senza dubbio uno dei migliori per la gestione del tempo.

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